Asi to také znáte. Den má jenom 24 hodin, z toho minimálně šest hodin ztratíte spánkem. Ve zbývajícím čase se pokoušíte dohnat včerejšek a místo uspokojení z odvedené práce přichází rozčarování z navršování nové a nové práce a z nestíhání. Ptáte se někdy, jak to dělají superúspěšní lidé, že se jim daří vše stíhat? Může v tom být i genetika, nicméně v našem článku budeme hledat různé berličky jak zvýšit produktivitu práce.
Některé národy mají ve své kultuře zakódovanou extrémní pracovní morálku a s tím související vysokou produktivitu. Například v sousední německé kultuře lidé pracují rychle a efektivně. Nebo to tak alespoň vypadá. Lze se tomu nějak přiblížit a uměle zvýšit výkonnost práce? Co má vlastně největší vliv na nízkou výkonnost? Stačilo by odstranit vše co přispívá ke snižování efektivity a byly by z nás supervýkonní pracovníci rakeťáci?
V knize Jak pracuje váš mozek autor uvádí výsledky různých výzkumů. Podle jednoho z výzkumů „Pracovníci stráví prací na projektu průměrně jedenáct minut, než je něco vyruší. Po vyrušení jim trvá zhruba 25 minut, než se vrátí k původnímu úkolu (pokud se jim to vůbec podaří).“
Z měření, která jsme prováděli vyplývá, že vyrušení přichází ze všech směrů a sice v průměru každých 10 minut. Na tom nic až tak překvapivého není. Co nás šokovalo bylo zjištění, že vyrušení bývá v 70% případů zcela zbytečné! Jedním z nejčastějších typů zbytečných vyrušení od práce jsou stále se opakující dotazy. Spolupracovníci vás totiž mohou velmi snadno využívat jako databanku. Lidé se neobtěžují ukládat informace do vlastní hlavy, pokud je mohou rychle získat z okolí – třeba od vás!
Chyba je v tomto případě samozřejmě ve vás. Vy jim umožňujete, aby vás zbytečně vyrušovali a ničili vaší efektivitu (účinnost pracovního snažení).
Další problém spočívá ve způsobu vedení/řízení. Když namísto vedení řídíte, pracovník nepracuje samostatně a zákonitě vás musí od práce vyrušovat.
Jak omezit rušení a jak zvýšit produktivitu práce
-
Oddělením pracovišť
Sdílená kancelář bez příček, které by omezovaly hluk, není ideálním místem pro vysoce efektivní práci. Je však velmi vhodná pro zaučování nových pracovníků. Pokud můžete sdílenou kancelář nahradit něčím lepším, udělejte to. Nejenže přestanou na pracovníky přicházet ze všech stran náhodné rušivé podněty, přestanou přicházet i pracovníci s „blbými“ dotazy. Alespoň dáte-li si na dveře cedulku s nápisem: „Rušit pouze ve výjimečných případech!“ a vytvoříte databázi, kde pracovníci rychle naleznou odpovědi.
-
Úkolové fronty
Úkolová fronta je přehledný seznam úkolů, které je nutné vykonat. Tato fronta MUSÍ zaznamenávat automaticky časy (čas zařazení úkolu do fronty, čas přijetí úkolu pracovníkem, čas vyřešení úkolu apod.). O čas jde vždy v první řadě! Časové rámce vytvářejí nezbytný tlak na pracovníka. Čas se přitom musí zobrazovat v rychle pochopitelném tvaru, např. „včera“, „před hodinou“, „zítra“, „za dvě hodiny“ apod.
Vaším úkolem je nejprve vstoupit do role pracovníka a zjistit, kolik práce se dá volným tempem stihnout. Máte pak měřítko, podle kterého nastavíte systém.
Další věc, kterou musí fronta umožnit, je nastavování priorit. Priority nastavuje především řídící pracovník. Musí být odděleno řízení od vykonávání. -
Systému vedení namísto mikro-řízení
Pracovníky je nutné vést k samostatnosti. To vyžaduje, aby občas alespoň trochu přemýšleli. Přemýšlení je bolestivá a energeticky náročná věc, které se téměř každý brání. Pokud jste ve vedoucí pozici a máte problémy s vyrušováním, znamená to, že se vyhýbáte přemýšlení. Chcete-li využívat čas efektivněji, je nutné nejprve zapojit hlavu, aby vymyslela, jak odstínit rušení a umožnit plynulejší tok dění ve firmě.
Systém vedení spočívá v tom, že každý pracovník se řídí sám. Úkoly přijímá z úkolové fronty. Tlak na něj vyvíjí sofistikovaný software, který hlídá termíny. Pro řešení problémů musí existovat databáze – podpůrný systém, kde lze najít odpovědi nebo postupy, jak problém rychle vyřešit. Neexistuje-li v databázi řešení, musí zde být snaha pracovníka nalézt řešení sám. Tato snaha musí být zaznamenána, aby měl vedoucí pracovník možnost zasáhnout.
Přechodem od řízení k vedení se zvyšuje samostatnost pracovníků a díky tomu klesá rušení. -
Skrytí telefonního čísla
Tento způsob eliminace lze nasadit do akce jen pokud si dáte práci se zaznamenáním všech telefonátů, jejich vyhodnocením a naprogramováním systému, který dává odpovědi nejjednodušším a nejpřehlednějším možným způsobem a teprve když odpověď nelze najít, zobrazí se telefonní číslo. Zákazníci volají většinou zbytečně, protože vždy existuje možnost jak jim informaci dodat na stránkách. Je-li jednodušší zavolat, zavolají. Zkuste možnost zavolání umožnit až v nejkrajnějším případě. Bude-li váš systém opravdu dobrý se pozná tak, že se nesníží množství objednávek, ale jenom počet telefonátů.
-
Pořádek
Když pracovník přichází často s dotazy typu „Kde bych našel …?“, něco je hodně špatně. Možná z vašeho pohledu to tak vnímat nebudete, protože víte přeci kde to a to najít, ale s největší pravděpodobností je tomu tak jen díky tomu, že všechno nosíte v hlavě. Informace jak najít to a to musí být zakořeněné v systému. Nestačí jen logické uspořádání šanonů/regálů/krabic/pořadačů … je nutné mít systém pro rychlé vyhledání čehokoliv a jakékoliv důležité informace.
-
Investice do automatizace
Sousední Německo nestaví jenom na výkonných pracovnících. Pilířem výkonnosti jsou ohromné investiční možnosti a také automatizace. Můžete-li cokoliv zautomatizovat, udělejte to. Cena práce stoupá. Může-li ji vykonávat stroj (software nevyjímaje), není z dlouhodobého hlediska jiné řešení, než procesy svěřit strojům.
